הדרכים הטובות ביותר מאובטח לשלוח מס מסמכים החשב שלך

by ויליאם פרז

התנגד לדחף להשתמש בדוא"ל

בעידן האינטרנט, זה נהיה יותר ויותר נפוץ בזמן המס עבור אנשים כדי לגייס את עזרתם של אנשי מקצוע ורואי חשבון שעשויים להיות במרחק נוח. זה יכול להיות מפתה פשוט לשלוח את המידע הדרוש, אבל זה לא הרעיון הטוב ביותר.

עליך לוודא שמסמכי המס שלך יועברו לרואה החשבון המוסמך שלך, לסוכן רשום או לכל מקצוע מס אחר בצורה מאובטחת ואמינה ביותר. מס מסמכים מכילים מידע רגיש מאוד כמו השם שלך, כתובת, מספרי ביטוח לאומי בשבילך ואת התלויים שלך, כמה כסף אתה מרוויח, והיכן אתה הבנק. וזה רק בשביל התחלה. אם הנתונים נופלים לידיים הלא נכונות, אתה עלול בסופו של דבר להיות קורבן של גניבת זהות.

הנה כמה טיפים כדי לוודא את המסמכים ואת הנתונים שלך להגיע ליעדם ללא פגע ובטוחה.

עודכן בינואר 2018 על ידי בוורלי בירד

01 הכן רשימה

ערוך רשימה של כל מסמכי W-2 , 1099s ומסמכים אחרים הקשורים למס. זה עושה שני דברים: אתה יודע בדיוק מה שלחת לרואה החשבון שלך, ואם משהו הולך לאיבוד ולא מגיע בצד השני, אתה יכול לזהות מה זה היה. כמו כן יש לך את תחילתה של רשימת ההכנה הבאה של השנה ההכנה.

02 לבצע עותקי גיבוי

אם אתה מעביר את העותקים בפועל של מסמכים המס שלך, לעשות לעצמך טובה להעתיק את כולם. ככה אתה לא תהיה ללא מידע קריטי אם הם אכן ללכת לאיבוד. אתה יכול לצלם אותם או לסרוק אותם לתוך קבצי תמונה או PDF, ולאחר מכן לשמור אותם במחשב שלך על כונן הבזק כאמצעי זהירות נוסף. עם זאת, אתה עושה את זה, ודא שיש לך עותק גיבוי לפני שליחת הניירת לרואה החשבון שלך.

03 האפשרות הטובה ביותר היא משלוח יד

כאשר מרגל רוצה להבטיח כי מסמך מועבר לאדם הנכון בזמן הנכון בסרטים, הוא מספק את זה באופן אישי. הוא אינו מסתכן בכך שיירט אותו.

אתה יכול לשים את הטקטיקה של בית הספר הישן לעבוד בשבילך על ידי מסירה אישית מסמכי המס שלך לרואה החשבון שלך, אם בכלל. לכל הפחות, למסור אותם לעוזר שלו, מזכיר, פקידת קבלה או אנשי משרד אחרים. זה מבטל כל סיכון שהם יאבדו בהולכה או להיות ליירט על ידי האזנות.

04 שליחת מסמכים

משלוח דואר הוא די בטוח והוא כנראה האפשרות הטובה ביותר השנייה שלך אם אתה גר בפילדלפיה ואת רואה החשבון שלך הוא פיטסבורג משלוח יד כל כך לא אופציה.

המסמכים שלך מוגנים מפני ציתות מזדמנים מכוח היותו עטוף במעטפה. פתיחת דואר של מישהו אחר היא פשע, לפחות בארה"ב, ובעוד זה לא יכול להרתיע פושע נחוש, לפחות יש חוקים על ספרים להעניש עבריינים.

עם זאת, מסמכים יכולים ולפעמים לעשות אבודים או פגומים בדואר, אז זה יכול להיות רעיון טוב לשלוח את עותקי גיבוי אלה שביצעת במקום את המקור. ו שקול להשתמש בצורה כלשהי של משלוח או אישור חתימה, או לעקוף את שירות הדואר של ארה"ב לחלוטין ולהשתמש בשירות המסירה במקום כגון פדרל אקספרס או UPS.

05 שליחת פקסים למסמכים שלך

שליחת מסמכים לרוכש החשבון שלך יכולה להיות דרך מהירה לספק אותם והיא בטוחה יחסית. כל עוד קו הטלפון של רואה החשבון לא טפח, הסיכויים טובים כי השידור שלך לא יורטטו על ידי גנבי זהות. אבל להיות בטוח לחלוטין שיש לך את מספר הפקס הנכון.

יש כמה חסרונות. מסמכים בפקס יכול לפעמים קשה לקרוא את הדבר האחרון מקצועי המס רוצה לעשות הוא לשבת שם מנחש אם מספר הוא שישה או שמונה או לוקח זמן נוסף להתקשר אליך כדי לגלות. פקס עובד הכי טוב אם אתה רק צריך לשלוח כמה עמודים. עבור מסמכים ארוכים יותר ובמיוחד עבור מסמכים המכילים מידע משני צדי הדף, ייתכן שהפקס אינו הפתרון הטוב ביותר.

06 אם עליך להשתמש בדוא"ל ...

הדוא"ל הוא נוח ומהיר, אבל זה יכול להציע על ביטחון כמו גלויה. אלא אם כן אתה נוקט אמצעי זהירות, כל ספק רשת יכול לראות את התוכן של הדוא"ל שלך ולהציג את הקבצים המצורפים שלך. בין אם הם מקדישים תשומת לב לבין המעקב אחר התוכן, זה עדיין העניין - עדיין יש פוטנציאל.

בדוק אם רואה החשבון שלך משתמש בתוכנה מאובטחת חילופי קבצים כגון LeapFile. רבים עושים, על פי צ'יפ Capelli, רואה חשבון הממוקם Provincetown, מסצ 'וסטס, וזה יכול להיות משחק מחליף.

לכל הפחות, במקום מסמכי המס שלך בתוך עטיפת מוצפן כגון מוגן בסיסמה DOC, PDF, או קובץ ZIP. "סרוק הכל ל- PDF ולאחר מכן סיסמה להגן עליו", מייעץ Capelli. לעולם אל תשלח מידע שברצונך לשמור על פרטיותו, כגון מספר הביטוח הלאומי שלך, כטקסט רגיל בגוף הודעת האימייל שלך. מה אם בטעות תשלח את ההודעה לכתובת הלא נכונה או שהודעת הדואר האלקטרוני שלך נסרקה והנתונים שנקטפו על ידי ספק השירות שלך? נקיטת צעדים זהירים כדי להבטיח את מסים המס לסייע בהגנה על הכספים שלך.

אם החמור מגיע לגרוע

להגיע אל שירות מס ההכנסה באופן מיידי אם אתה מוצא שאתה כבר נפרץ למרות מיטב המאמצים שלך. למעשה, אתה יכול ליצור קשר עם מס הכנסה אם אתה רק חושב שאתה עלול להיות בסכנה מס הכנסה יחקור. שלח טופס 10439 לדווח על הונאת מס או חשד הונאה מסוג זה. אתה יכול לגשת לטופס באתר האינטרנט של IRS יחד עם מידע לגבי המקום שבו אתה צריך לשלוח אותו או בפקס.